Зустрічі та події
Зустрічі та події
Задача. Запланувати зустріч, нараду або відеодзвінок, зібрати учасників і зробити так, щоб усі побачили її у своєму календарі.
Шлях. Календар → кнопка «Створити» (або подвійний клік по даті) → Зустріч / Google Meet / Zoom.
Кроки
- Оберіть день і натисніть «Створити».
- Виберіть Зустріч для очної зустрічі або Google Meet / Zoom — тоді посилання на конференцію підставиться саме.
- Впишіть назву, задайте час початку й кінця.
- У полі Учасники знайдіть колег за ПІБ або email. Зовнішнього гостя можна додати, ввівши його адресу.
- Перевірте підказку про конфлікти й, за потреби, оберіть один із запропонованих вільних слотів.
- Натисніть «Зберегти».
Поля
| Поле | Що вписувати |
|---|---|
| Назва | Обов'язкове. Без неї подія не збережеться. |
| Опис | Порядок денний, посилання на матеріали. |
| Початок і кінець | Дата й час. Від них рахуються нагадування й перевірка зайнятості. |
| Часовий пояс події | За замовчуванням ваш. Змініть, якщо плануєте зустріч у поясі клієнта. |
| Тип | Зустріч, Дзвінок, Задача, Нагадування або Інше. |
| Нагадування | За 5, 15, 30 хвилин або за годину. Можна вимкнути. |
| Повторення | Щодня, щотижня, щомісяця. Деталі — в окремій статті. |
| Місце / посилання | Адреса або URL конференції. |
| Учасники | Співробітники компанії та зовнішні гості за email. |
Пошук зручного часу
Щойно ви додали учасників і обрали день, під формою з'являються дві підказки:
- Конфлікти — хто з учасників уже зайнятий у вибраний час. Зайнятістю вважаються і зустрічі, і невиконані задачі з дедлайном.
- Вільні слоти — час, коли вільні всі. Слоти рахуються в межах 09:00–18:00 у власному часовому поясі кожного учасника, тому для розподіленої команди вікно звужується автоматично.
Поруч зі списком учасників видно, котра година буде в кожного з них на момент зустрічі.
Що відбувається після збереження
- Учасники з компанії отримують сповіщення «вас запросили на зустріч» — у дзвіночок, push і на пошту.
- Зовнішні гості отримують лист із файлом-запрошенням, який додається в їхній Google, Apple або Outlook календар одним кліком.
- Подія з'являється в календарі кожного учасника.
- Якщо в полі «Місце / посилання» стоїть адреса Google Meet або Zoom, на картці події з'являється кнопка «Приєднатися».
Перенести, видалити, вивантажити
- У режимі «Тиждень» перетягніть блок зустрічі на новий час або день — зміни збережуться одразу.
- Потягніть нижній край блока, щоб змінити тривалість.
- Клік по події відкриває форму. Там же кнопки «Видалити» і «Додати в календар» — остання вивантажує подію файлом для Google, Apple або Outlook.
Обмеження
- Зовнішніх гостей на одну подію — не більше 20.
- При редагуванні запрошення отримують лише щойно додані учасники, решту не турбують повторно.
- Задачі й погодження теж видно в календарі — видалити їх можна звідси, а редагувати краще у своєму модулі.
Посилання Google Meet підставляється як «створити нову конференцію» — воно перетвориться на постійне після першого відкриття організатором.