HR-система для малого бізнесу: облік робочого часу і персоналу
Табель веде бухгалтер в одному файлі, відпустки — керівник у чаті, а день народження колеги всі згадують постфактум. У ModalCRM розділ «Персонал» збирає це докупи: співробітники й структура, табель із кнопки «Почати день», відпустки й лікарняні із затвердженням, онбординг, проста зарплата. Це інструмент керівника, а не кадровий облік за КЗпП: накази для ПФУ й звітність він не веде.
Робочий день починається з кнопки в шапці
Розділ «Персонал» відкривається на «Головній»: лічильники статусів (на роботі, відпустка, лікарняний, звільнено, випробувальний) і «Календар HR» на тиждень з умовними позначками «Годин», «Вихідний», «Відпустка», «Лікарняний», «Віддалено», «ДН». Збоку — «Найближчі події» й «Онбординг». У шапці CRM на кожному екрані видно «Почати день».
Співробітник натискає «Почати день», під час перерви — «Перерва» і «Продовжити», увечері — «Завершити день». Із цього складається «Табель»: тиждень, місяць або свій період, фільтр по співробітнику, експорт в Excel. Запізнення підсвічується помаранчевим, початок дня і допуск у хвилинах задаються в налаштуваннях HR. Геолокації, QR і перевірки по IP немає: це відмітка за довірою. Забутий день виправляється вручну — клік по клітинці й «Редагувати».
Співробітники, відпустки й лікарняні
Вкладка «Співробітники»: список з пошуком, фільтрами за відділом і статусом, кнопками «Експорт» і «+ Додати співробітника». У рядку — ім'я, посада з відділом, телефон і статус. У картці є ІПН і паспорт, наставник, кінець випробувального, заступник на час відсутності, дії «Звільнити співробітника».
Відпустку, лікарняний (з номером листка), відпустку за свій рахунок, відрядження чи навчальну відпустку працівник подає сам, а керівник натискає «Затвердити» або «Відхилити». Перетин дат система не пропустить, перевищення залишку попередить. Баланс рахується з 2 днів за кожен розпочатий місяць, до 24 на рік. Після затвердження днями заповнюється табель, у календарі з'являється подія, а відкриті задачі переходять до заступника й повертаються після відпустки.
Відділи, посади й проста зарплата
Вкладка «Структура»: відділи з кількістю людей («N осіб») і посади з довідковим окладом, наприклад 32 000 ₴. Кнопки «+ Додати відділ» і «+ Додати посаду». Відділ може мати батьківський, тож дерево компанії збирається без таблиць у Word.
У «Зарплатах» кнопка «Нарахувати зарплату» створює чернетки для активних співробітників: оклад із картки за відпрацьованими днями виробничого календаря плюс премія, мінус ПДФО 18% і військовий збір 5%. ЄСВ 22% показується окремо як внесок роботодавця. Далі «Затвердити все» (працівник отримує сповіщення із сумою), після виплати — позначка «Виплачено» вручну й експорт в Excel. Це розрахунок для керівника, а не податковий облік: годинної оплати й овертаймів немає, у «Фінанси» нарахування не потрапляють.
Звіт по персоналу в загальних «Звітах»
У «Звітах» є ряд плиток за модулями: «Причини», «Чати», «Воронка», «Замовлення», «Клієнти», «Фінанси», «Персонал», «Склад» та інші. На скріні відкрито звіт по чатах, але звіт по персоналу відкривається так само, одним кліком по плитці.
У звіті по персоналу — розподіл за статусами, скільки людей прийнято за період, розріз за відділами й фонд оплати праці по відділах (його бачать лише керівники). У самому розділі «Персонал» вкладка «Аналітика» показує, хто зараз на роботі, у відпустці чи на лікарняному. Дні народження на 30 днів уперед і нагадування приходять сповіщенням у CRM і листом.
Які модулі вмикати
Скільки це коштує
Чат на сайт, месенджери і бот на три кроки. Один користувач, 600 відповідей на місяць. Розділу «Персонал» тут немає. Назавжди, без картки.
Тариф «Спілкування» за 900 ₴ і модуль «Персонал» окремо за 900 ₴. Команда до 3, далі +200 ₴ за кожного.
Усі модулі разом із «Персоналом»: замовлення, записи, склад, фінанси, автоматизації. Команда до 10, далі +200 ₴ за кожного.
Оплата за квартал — мінус 8%, за рік — мінус 17%. Інтеграції з Rozetka, Prom і Новою Поштою окремо не коштують.
Часті питання
Скільки коштує HR-система для малого бізнесу?
Розділ «Персонал» входить у тариф «Все включено» за 2 200 ₴ на місяць (команда до 10) або додається до будь-якого платного тарифу за 900 ₴. Ціна за компанію: команда до 3 людей, далі +200 ₴ за кожного. Співробітники без доступу до CRM (наприклад, водії чи майстри) у ліміт не входять. Оплата за квартал — мінус 8%, за рік — мінус 17%. Перші 14 днів — безкоштовно, без картки.
Чи це кадровий облік за КЗпП?
Ні. ModalCRM не веде кадрову звітність: не подає звіти до ПФУ та податкової, не сплачує ЄСВ і ПДФО, не замінює кадровика чи бухгалтера. Наказ про прийом чи відпустку можна сформувати з шаблону, але офіційний облік лишається там, де ви його ведете зараз.
Як рахується зарплата?
Це проста щомісячна розрахункова відомість: оклад з картки співробітника за відпрацьованими днями виробничого календаря, премія, ПДФО 18% і військовий збір 5%; відсотки можна змінити кнопкою «Формула». ЄСВ 22% показується окремо як внесок роботодавця. Годинної оплати та овертаймів немає, виплата позначається вручну, у «Фінанси» суми автоматично не потрапляють.
Як перевіряється, що людина справді на роботі?
Працівник сам натискає «Почати день» і «Завершити день», а керівник бачить це в табелі й у блоці «Хто зараз на роботі». Геолокації, QR-коду й перевірки по IP немає, ліміту на перерви теж. Помилкову відмітку виправляє керівник у табелі вручну.
Де зберігаються дані про співробітників?
На серверах у Європі (Hetzner). Постачальник — ФОП Лазукіна Вікторія Анатоліївна, Україна; умови — публічна оферта на сайті. Доступ до вкладок «Персонал» і до зарплат керується правами ролі, а журнал змін бачать лише адміністратори.
Подивіться на розділ «Персонал» наживо
Демо-акаунт зі співробітниками, відділами, клієнтами, угодами й чатами — без реєстрації. Або 14 днів повного тарифу безкоштовно, без картки.