Шаблони документів
Шаблони документів
Задача. Перетворити звичайний Word-файл на шаблон, який CRM заповнюватиме даними клієнта автоматично.
Шлях. Налаштування → Документообіг → «Додати новий шаблон».
Кроки
- Відкрийте свій договір у Word і замініть конкретні значення на ключі у подвійних фігурних дужках: замість «ТОВ Ромашка» напишіть ключ назви клієнта.
- Збережіть файл у форматі DOCX.
- У CRM відкрийте Налаштування → Документообіг.
- Впишіть назву шаблону — під нею він буде в списку вибору.
- Оберіть категорію: Договір, Рахунок, Акт, Додаткова угода або Інше.
- Прикріпіть файл — CRM одразу покаже список знайдених ключів.
- Натисніть «Зберегти шаблон».
Приклад тексту в шаблоні
У DOCX ви пишете щось на кшталт: «Договір № {{Номер_договору}} від {{Дата_договору}}. Виконавець: {{Назва_виконавця}}, ЄДРПОУ {{ЄДРПОУ_виконавця}}, в особі директора {{Директор_виконавця}}, з однієї сторони, та {{Назва_клієнта}}, з іншої — уклали цей Договір».
Повний перелік ключів — у блоці «Доступні плейсхолдери» прямо в розділі, а також в окремій статті бази знань.
Які файли можна завантажити
| Формат | Як поводиться |
|---|---|
| DOCX | Єдиний формат, у якому ключі заповнюються автоматично. |
| PDF, XLS, XLSX, TXT, PNG, JPG | Зберігаються й надсилаються як є — без підстановки даних. |
Інші розширення система не приймає.
Дії з готовим шаблоном
- Переглянути — показує список ключів, знайдених у файлі.
- Завантажити — забрати оригінальний файл, щоб доправити його у Word.
- Перейменувати — змінити назву в списку.
- Видалити — прибрати шаблон. Відновити не можна.
Word іноді розриває ключ на частини службовою розміткою — тоді CRM його не бачить. Якщо після завантаження якийсь ключ не потрапив у список, зітріть його в документі та наберіть заново одним рухом, без виправлень усередині дужок.