Сформувати й надіслати документ
Сформувати й надіслати документ
Задача. За хвилину зробити готовий договір або рахунок для конкретного клієнта й доставити його — без Word, пошти й ручного копіювання реквізитів.
Шлях. Контакти → картка клієнта → «Документ». Те саме доступно з картки угоди.
Кроки
- Відкрийте картку клієнта й натисніть «Документ».
- Виберіть шаблон зі списку — поруч із назвою видно категорію.
- Перевірте номер і дату: номер підставляється наступний по компанії, обидва поля можна змінити.
- Подивіться попередній перегляд і блок статусу — там видно, які дані підставились, а яких бракує.
- Оберіть дію: Завантажити, Друк, Надіслати на email або Надіслати в чат.
Канали доставки
| Канал | Умови |
|---|---|
| Завантажити | Готовий файл зберігається на комп'ютер. |
| Друк | Відкриває документ у вікні друку браузера. |
| Потрібна налаштована пошта компанії. У формі можна змінити тему й текст листа — документ іде вкладенням. | |
| Чат | Кнопка з'являється, лише якщо з цим клієнтом уже є діалог у месенджері. Файл приходить у той самий чат. |
Що відбувається після відправки
- Факт відправки записується в історію: шаблон, файл, канал, отримувач, час і результат.
- Історію видно в картці клієнта — у блоці документів.
- Якщо лист не пішов, запис теж зберігається зі статусом помилки, тож проблема не губиться.
- Зведення по всіх відправках — у Звіти → Документообіг: по каналах, по статусах і повний перелік.
Обмеження
- Документ формується для клієнта, тому картка має бути збережена — з чернетки контакту документ не зробити.
- Дані підставляються лише у DOCX-шаблони; PDF та зображення надсилаються без змін.
- Розмір вкладення для email — до 10 МБ.
- Робота з документами доступна ролям із правом «Керувати документами».
Перед першою реальною відправкою сформуйте документ на власному тестовому контакті й відкрийте його у Word: так ви побачите, чи всі ключі підставились і чи не поїхало форматування.