Рахунки-фактури
Рахунки-фактури
Рахунок-фактура — документ на оплату для клієнта: перелік позицій, сума, ПДВ і термін оплати. CRM формує його з ваших даних, віддає готовий PDF і рахує, скільки за ним уже оплачено.
Шлях
Фінанси → вкладка «Рахунки-фактури» → кнопка «+ Рахунок-фактура».
Кроки
- Оберіть клієнта і рахунок, на який чекаєте оплату.
- Вкажіть дату виставлення й термін оплати.
- За потреби впишіть відсоток ПДВ — сума податку порахується сама.
- Додайте позиції: оберіть товар зі складу або впишіть назву вручну, вкажіть кількість і ціну.
- Перевірте підсумок унизу форми і збережіть.
Що можна зробити з готовим рахунком
| Дія | Що відбувається |
|---|---|
| Зафіксувати оплату | Вікно показує суму рахунку, скільки вже оплачено і залишок. Сума понад залишок не приймається. |
| Переглянути | Картка рахунку з позиціями, ПДВ, підсумком і оплаченою частиною. |
| Посилання для клієнта | Створює публічну сторінку рахунку. Посилання можна перевипустити або відкликати, а в системі видно, чи клієнт його відкривав. |
| Завантажити PDF | Готовий документ для друку або вкладення у власний лист. |
| Надіслати email | Лист клієнту з PDF у вкладенні. Адреса підставляється з картки клієнта, її можна змінити перед відправкою. |
| Надіслати в чат | Рахунок іде в месенджер, у якому клієнт із вами спілкується. Якщо чатів кілька — оберіть потрібний. |
Статуси
- Чернетка — рахунок щойно створено. Тільки в цьому статусі його можна редагувати.
- Частково — надійшла частина суми.
- Оплачено — сплачено повністю.
У фільтрі над таблицею є ще «Надіслано», «Прострочено» і «Скасовано» — вони використовуються службово.
Що відбувається після фіксації оплати
- У журналі транзакцій з'являється дохід на обраний рахунок.
- Оплачена сума й прогрес-бар у таблиці оновлюються, статус змінюється на «Частково» або «Оплачено».
- Залишок по частково оплачених рахунках потрапляє у звіт «Баланси клієнтів».
Обмеження і права
- Рахунок без жодної позиції не збережеться.
- Редагувати можна тільки чернетку — після оплати склад позицій фіксується.
- Оплата більша за залишок не приймається; для переплати заведіть окрему транзакцію.
- Надсилання email вимагає налаштованої пошти компанії — інакше лист не піде.
- Кожне надсилання рахунку фіксується в історії надісланих документів.