Що таке автоматизації

Автоматизації виконують рутинні дії замість вас. Ви один раз описуєте сценарій — «коли стається подія, зроби дію» — і система застосовує його до кожного випадку автоматично: ставить задачі, надсилає листи й повідомлення, створює нагадування, змінює поля.

З чого складається сценарій

Кожна автоматизація будується з трьох типів блоків на візуальному полотні:

• Тригер — подія, що запускає сценарій. Тригер завжди один і стоїть на початку.
• Умова — перевірка, що розгалужує сценарій на «Так» і «Ні». Наприклад: сума угоди більша за певну межу.
• Дія — те, що система виконує. Дій може бути скільки завгодно, вони йдуть ланцюжком.

Блоки з'єднуються стрілками — вони задають порядок виконання. Умова та крок погодження мають по дві вихідні стрілки, по одній на кожну гілку.

Тригери, які можна обрати

Сценарій може запускатися від подій у різних модулях:

• Угоди: створено угоду, зміна стадії, угоду виграно, угоду програно, зміна відповідального, зміна суми, угода застрягла без руху.
• Клієнти: новий клієнт, день народження, клієнт повернувся, заповнено форму.
• Замовлення: нове замовлення, зміна статусу, покинуте замовлення.
• Звернення: нове звернення, зміна статусу звернення.
• За розкладом: щодня або щотижня в заданий час.
• Ручний запуск: сценарій, який ви запускаєте самостійно для обраної угоди чи клієнта.

Дії, які може виконати автоматизація

• Створити задачу відповідальному.
• Надіслати email.
• Надіслати SMS або повідомлення у Viber.
• Надіслати повідомлення в месенджер, де клієнт уже спілкувався з вами.
• Показати сповіщення в CRM відповідальному або всій компанії.
• Створити нагадування.
• Для угод — змінити відповідального або перевести на іншу стадію.
• Оновити поле сутності — наприклад, статус клієнта чи пріоритет звернення.
• Надіслати дані у зовнішній сервіс (webhook).
• Поставити крок погодження — сценарій зупиняється, доки відповідальний не ухвалить рішення.

Між діями можна вставити затримку — паузу на задану кількість днів і годин, перш ніж виконати наступний крок.

Змінні в текстах

У темах листів, повідомленнях і назвах задач можна підставляти дані з події через змінні у подвійних дужках — наприклад {{clientFirstName}}, {{dealTitle}}, {{orderNumber}}. Під час виконання система замінює їх на реальні значення. Доступні змінні редактор підказує під полем.

Статуси автоматизації

• Чернетка — сценарій ще редагується й не виконується.
• Активна — сценарій працює: тригер спрацьовує, дії виконуються.

Активну автоматизацію можна будь-коли вимкнути — вона перестане спрацьовувати.

Поки автоматизація активна, вона працює за тією версією сценарію, яку ви зафіксували натисканням Активувати. Якщо ви відкриєте активну автоматизацію й зміните блоки, ці зміни не вплинуть на роботу, доки ви не натиснете Активувати ще раз. Так можна спокійно редагувати, не зачіпаючи те, що вже працює.