Інструкція: автоматизації з прикладами
Тут зібрано все, щоб налаштувати автоматизації самостійно: як працює сценарій, як зібрати його з нуля, 13 готових прикладів для продажів, замовлень, записів і сервісу, шпаргалки зі змінними та кодами статусів і розбір типових проблем.
Шлях. Налаштування → Автоматизації.
Як працює сценарій
Будь-яку автоматизацію можна прочитати однією фразою: коли сталася подія, якщо виконується умова, зроби дію. Перш ніж відкривати редактор, допишіть цю фразу для своєї задачі.
| Частина фрази | Блок | Приклад |
|---|---|---|
| Коли | Тригер | Угоду виграно |
| Якщо | Умова | Сума більше або = 50000 |
| Почекай | Затримка | 3 дні |
| Зроби | Дія | Надіслати клієнту email |
Обов'язковий лише тригер і хоча б одна дія. Умови й затримки додавайте тоді, коли вони потрібні.
Як зібрати сценарій з нуля
- Натисніть «Нова автоматизація», впишіть назву й створіть сценарій. Він відкриється як чернетка.
- На панелі ліворуч у групі «Тригери» клікніть потрібну подію. Блок з'явиться на полотні.
- Так само кліком додайте блоки з груп «Логіка» і «Дії». По полотну блоки можна пересувати мишею, а кнопка «Авторозкладка» вирівняє схему.
- Клікніть блок, заповніть налаштування на панелі праворуч і натисніть «Зберегти».
- З'єднайте блоки: потягніть від кружка на правому краї блока до наступного блока. Якщо в блока кілька гілок, система запитає, яку саме ви проводите.
- Натисніть «Активувати». Якщо в сценарії щось не так, система скаже, що виправити, і він лишиться чернеткою.
- Перевірте роботу: натисніть «Тестовий запуск» або викличте подію на тестовій угоді, потім відкрийте «Журнал».
Гілки: куди йде сценарій далі
| Блок | Гілки |
|---|---|
| Умова | «Так» і «Ні» |
| Погодження | «Погоджено» і «Відхилено» |
| Надіслати email, Надіслати SMS, Оновити поле, Webhook | основна і «Помилка» |
| Решта блоків | одна, основна |
З кожної гілки виходить лише одна стрілка: нова заміняє стару. Виконати дві дії паралельно не вийде, тому ставте їх ланцюжком, одну за одною. Щоб прибрати стрілку, наведіть на неї курсор і натисніть хрестик.
Приклад 1. Нова угода: велика — керівнику, решта — менеджеру
Задача. На кожну нову угоду ставити задачу, а великі відразу показувати керівнику.
Схема. Створено угоду → Умова → «Так»: Створити задачу керівнику · «Ні»: Створити задачу менеджеру.
| Блок | Налаштування |
|---|---|
| Умова | Сума · більше або = · 50000 |
| Створити задачу (гілка «Так») | Заголовок задачі: Велика угода: {{dealTitle}}, {{dealAmount}}. Пріоритет: Високий. Дедлайн (днів): 1. Відповідальний: керівник відділу. |
| Створити задачу (гілка «Ні») | Заголовок задачі: Опрацювати угоду {{dealTitle}}. Пріоритет: Звичайний. Дедлайн (днів): 1. Відповідальний: «Відповідальний за сутністю». |
Перевірка. Створіть дві тестові угоди, на 60000 і на 1000, і подивіться в журналі, якою гілкою пішов кожен запуск.
50000, а не «50 000 грн». Інакше порівняння завжди дасть «Ні».Приклад 2. Угоду виграно: подяка і прохання про відгук
Задача. Подякувати клієнту одразу, а за три дні попросити відгук. Якщо лист не пішов, сказати про це менеджеру.
Схема. Угоду виграно → Надіслати email → Затримка → Надіслати email. Гілка «Помилка» першого листа → Сповіщення в CRM.
| Блок | Налаштування |
|---|---|
| Надіслати email | Кому (email): порожньо, лист піде клієнту. Тема: Дякуємо за довіру, {{clientFirstName}}. Текст листа: Дякуємо, що обрали {{companyName}}. Ваш менеджер {{assignee}} на зв'язку, якщо щось знадобиться. |
| Затримка | Дні: 3. |
| Надіслати email | Тема: Як усе пройшло?. Текст листа: прохання залишити відгук і посилання. |
| Сповіщення в CRM (гілка «Помилка») | Кому: Відповідальному. Повідомлення: Лист подяки не надіслано: {{clientName}}, угода {{dealTitle}}. |
Гілка «Помилка» спрацьовує, коли лист не вдалося відправити, наприклад не налаштовано пошту компанії. Якщо в клієнта просто немає email, блок буде пропущено, а сценарій піде далі основною гілкою.
Приклад 3. Застрягла угода: нагадати менеджеру, потім керівнику
Задача. Якщо угода п'ять днів без змін, нагадати менеджеру. Якщо за два дні її не закрили, поставити задачу керівнику.
Схема. Угода застрягла → Сповіщення в CRM → Затримка → Умова → «Так»: Створити задачу.
| Блок | Налаштування |
|---|---|
| Угода застрягла | Днів без руху: 5. Повторювати: За замовчуванням (не частіше ніж раз на 7 днів для однієї угоди). |
| Сповіщення в CRM | Кому: Відповідальному. Повідомлення: Угода {{dealTitle}} без руху вже 5 днів. |
| Затримка | Дні: 2. |
| Умова | Логіка: Усі умови (AND). Стадія · не дорівнює · WON. Стадія · не дорівнює · LOST. |
| Створити задачу (гілка «Так») | Заголовок задачі: Розібратись із угодою {{dealTitle}}, менеджер {{assignee}}. Відповідальний: керівник відділу. |
Після затримки система читає угоду заново, тому умова бачить поточну стадію, а не ту, що була на старті. Ця умова перевіряє лише, чи закрито угоду: якщо менеджер попрацював із нею, але не закрив, задача керівнику все одно з'явиться.
Приклад 4. Погодження перед великою пропозицією
Задача. Коли велика угода доходить до стадії «Пропозиція», не надсилати КП без рішення керівника.
Схема. Зміна стадії угоди → Умова → «Так»: Погодження → «Погоджено»: Створити задачу · «Відхилено»: Створити задачу.
| Блок | Налаштування |
|---|---|
| Умова | Логіка: Усі умови (AND). Новий статус · дорівнює · PROPOSAL. Сума · більше · 100000. |
| Погодження | Погоджувач: керівник. Таймаут (днів): 2. Повідомлення: Погодьте КП: {{dealTitle}}, {{dealAmount}}. |
| Створити задачу (гілка «Погоджено») | Заголовок задачі: Надіслати КП за угодою {{dealTitle}}. |
| Створити задачу (гілка «Відхилено») | Заголовок задачі: КП не погоджено, переглянути умови: {{dealTitle}}. |
Погоджувач отримує сповіщення в CRM, а рішення ухвалює кнопками «Затвердити» чи «Відхилити» в журналі. Якщо за два дні рішення немає, запуск сам піде гілкою «Відхилено». Докладніше: Погодження всередині сценарію.
Приклад 5. Новий клієнт: лист, а якщо немає email — SMS
Задача. Привітати кожного нового клієнта тим каналом, який є в його картці.
Схема. Новий клієнт → Умова → «Так»: Надіслати email · «Ні»: Надіслати SMS.
| Блок | Налаштування |
|---|---|
| Умова | Email · не порожнє. |
| Надіслати email (гілка «Так») | Тема: Вітаємо у {{companyName}}. Текст листа: коротке знайомство. |
| Надіслати SMS (гілка «Ні») | Канал: SMS або Viber. Повідомлення: {{clientFirstName}}, вітаємо у {{companyName}}! |
Приклад 6. Клієнт давно не купував: повернути його
Задача. Через 90 днів після останнього замовлення надіслати пропозицію, а за тиждень попросити менеджера передзвонити.
Схема. Клієнт повернувся → Надіслати email → Затримка → Створити задачу.
| Блок | Налаштування |
|---|---|
| Клієнт повернувся | Днів від останнього замовлення: 90. Повторювати: З інтервалом, Інтервал (днів): 180. |
| Надіслати email | Тема: {{clientFirstName}}, ми підготували для вас пропозицію. |
| Затримка | Дні: 7. |
| Створити задачу | Заголовок задачі: Передзвонити {{clientName}}, {{clientPhone}}. Опис задачі: Перевірте, чи не було нового замовлення за цей тиждень. |
Приклад 7. Оплату отримано: відвантажити і повідомити клієнта
Задача. Коли замовлення повністю оплачене, поставити задачу на відправку й написати клієнту.
Схема. Зміна статусу оплати → Умова → «Так»: Створити задачу → Надіслати SMS.
| Блок | Налаштування |
|---|---|
| Умова | Новий статус · дорівнює · PAID. |
| Створити задачу | Заголовок задачі: Відправити замовлення {{orderNumber}}. Пріоритет: Високий. Дедлайн (днів): 1. |
| Надіслати SMS | Повідомлення: Оплату за замовлення {{orderNumber}} отримали, готуємо до відправки. {{companyName}} |
Перевірка. Для тригерів по замовленнях кнопки «Тестовий запуск» немає. Створіть тестове замовлення на себе, переведіть оплату в «Оплачено» й відкрийте журнал.
Приклад 8. Покинуте замовлення: нагадати, потім передзвонити
Задача. Якщо замовлення дві години стоїть у статусі «Нове», нагадати клієнту. Якщо за добу нічого не змінилось, передати менеджеру.
Схема. Покинуте замовлення → Надіслати email → Затримка → Умова → «Так»: Створити задачу.
| Блок | Налаштування |
|---|---|
| Покинуте замовлення | Годин з моменту створення: 2. |
| Надіслати email | Тема: Ваше замовлення {{orderNumber}} чекає на вас. |
| Затримка | Дні: 1. |
| Умова | Статус · дорівнює · NEW. |
| Створити задачу (гілка «Так») | Заголовок задачі: Передзвонити щодо замовлення {{orderNumber}}: {{clientPhone}}. |
Тригер перевіряє замовлення щогодини, тому лист може піти з запізненням до години. Для одного замовлення він спрацьовує один раз.
Приклад 9. Після візиту: запросити знову через три тижні
Задача. Клієнтам, які були на манікюрі, через 21 день запропонувати новий запис.
Схема. Візит завершено → Умова → «Так»: Затримка → Повідомлення в месенджер.
| Блок | Налаштування |
|---|---|
| Умова | Послуга · містить · манікюр. |
| Затримка | Дні: 21. |
| Повідомлення в месенджер | Повідомлення: {{clientFirstName}}, час оновити манікюр. Записати вас до майстра {{appointmentMaster}}? |
Послуга, локація й майстер запису порівнюються за назвою, регістр не має значення. Якщо в клієнта немає чату в месенджері, блок буде пропущено. Щоб дістатися всіх, поставте замість нього «Надіслати SMS».
Варіант для неявок. Тригер «Клієнт не прийшов» і дія «Створити задачу» із заголовком Передзвонити {{clientName}}, {{clientPhone}}: пропустив {{appointmentService}} {{appointmentTime}}.
Приклад 10. Термінове звернення: одразу показати всім
Задача. Про термінове звернення мають дізнатися всі, а задача має з'явитись на сьогодні.
Схема. Нове звернення → Умова → «Так»: Сповіщення в CRM → Створити задачу.
| Блок | Налаштування |
|---|---|
| Умова | Пріоритет · дорівнює · URGENT. |
| Сповіщення в CRM | Кому: Усій компанії. Повідомлення: Термінове звернення: {{ticketSubject}}. |
| Створити задачу | Заголовок задачі: Взяти в роботу: {{ticketSubject}}. Пріоритет: Терміновий. Дедлайн (днів): 0. |
Приклад 11. Щотижневе нагадування команді
Задача. Щопонеділка о 9:00 нагадувати про планерку й ставити задачу на звіт.
Схема. За розкладом → Сповіщення в CRM → Створити задачу.
| Блок | Налаштування |
|---|---|
| За розкладом | Час: 09:00. Періодичність: Щотижня. День тижня: понеділок. |
| Сповіщення в CRM | Кому: Усій компанії. Повідомлення: Планерка о 10:00. |
| Створити задачу | Заголовок задачі: Підготувати тижневий звіт. Відповідальний: конкретний співробітник. |
Перевірка. Кнопки «Тестовий запуск» тут немає. Час рахується за часовим поясом компанії. Якщо активувати сценарій у потрібний день пізніше за вказаний час, він спрацює протягом хвилини й далі йтиме за розкладом. Це зручно для перевірки.
Приклад 12. Передати виграну угоду в інший сервіс
Задача. Повідомити зовнішню систему про кожну виграну угоду, а збій не пропустити.
Схема. Угоду виграно → Webhook. Гілка «Помилка» → Сповіщення в CRM.
| Блок | Налаштування |
|---|---|
| Webhook | URL: адреса, яку дав зовнішній сервіс, наприклад https://example.com/hook. |
| Сповіщення в CRM (гілка «Помилка») | Кому: Відповідальному. Повідомлення: Угоду {{dealTitle}} не передано в зовнішню систему. |
Система надішле POST-запит із JSON:
{
"entityType": "DEAL",
"entityId": 1842,
"dealId": 1842,
"dealTitle": "Поставка обладнання",
"dealStage": "WON",
"dealAmount": 60000
}Для клієнтів, замовлень, звернень і записів приходять лише entityType та entityId. Адреси внутрішніх мереж заборонені: такий запуск піде гілкою «Помилка».
Приклад 13. Ручний запуск: зробити клієнта VIP
Задача. Запускати типову дію вручну для обраного клієнта, а не за подією.
Схема. Ручний запуск → Оновити поле → Створити задачу.
| Блок | Налаштування |
|---|---|
| Ручний запуск | Тип сутності: Клієнт. |
| Оновити поле | Поле: Статус. Значення: VIP. |
| Створити задачу | Заголовок задачі: Персональна пропозиція для {{clientName}}. |
Запускається кнопкою «Тестовий запуск» у редакторі активного сценарію: оберіть клієнта, і дії виконаються.
Шпаргалка: змінні для текстів
Змінні працюють у полях «Заголовок задачі», «Опис задачі», «Тема», «Текст листа», «Повідомлення» й «Текст». У полях «Кому (email)», «URL» і «Значення» вони не підставляються. Підказка під полем показує не всі змінні: наприклад, {{clientFirstName}} там немає, але вона працює.
| Змінні | Що підставиться | Де працює |
|---|---|---|
{{clientName}}, {{clientFirstName}}, {{clientLastName}} | Повне ім'я, ім'я, прізвище | Усюди, де є клієнт |
{{clientCompany}}, {{clientPhone}}, {{clientEmail}} | Компанія, телефон, email клієнта | Усюди, де є клієнт |
{{companyName}} | Назва вашої компанії | Усі сценарії |
{{dealTitle}}, {{dealAmount}}, {{assignee}} | Назва, сума, відповідальний | Тригери по угодах |
{{orderNumber}}, {{orderTotal}} | Номер і сума | Тригери по замовленнях |
{{ticketSubject}} | Тема звернення | Тригери по зверненнях |
{{appointmentService}}, {{appointmentTime}}, {{appointmentMaster}}, {{appointmentLocation}} | Послуга, дата й час, майстер, локація | Тригери по записах |
{{dealStage}}, {{orderStatus}}, {{ticketStatus}}, {{appointmentStatus}} | Код стадії чи статусу, наприклад PAID | Для внутрішніх текстів, клієнту їх не показуйте |
{{oldStatus}}, {{newStatus}} | Коди старого й нового статусу | Тригери на зміну стадії чи статусу |
{{formName}}, {{form_назва_поля}} | Назва форми й значення її поля | Тригер «Заповнено форму» |
{{dealTitle}}. Перед активацією перевіряйте тексти на собі.Шпаргалка: значення для умов
Значення в умові вписується текстом. Для стадій і статусів потрібен код, а не назва з інтерфейсу: умова «Статус дорівнює Оплачено» ніколи не спрацює.
| Поле | Значення |
|---|---|
| Стадія угоди | NEW_LEAD, QUALIFICATION, PROPOSAL, NEGOTIATION, DECISION, WON, LOST |
| Статус замовлення | NEW, CONFIRMED, PROCESSING, SHIPPED, DELIVERED, COMPLETED, CANCELLED, RETURNED |
| Статус оплати | UNPAID, PARTIALLY_PAID, PAID, REFUNDED |
| Статус запису | NEW, CONFIRMED, IN_PROGRESS, COMPLETED, CANCELLED, NO_SHOW |
| Статус звернення | NEW, RECEIVED, DIAGNOSTICS, WAITING_APPROVAL, IN_REPAIR, WAITING_PARTS, EXTERNAL_SERVICE, WAITING_CLIENT, READY, AWAITING_PAYMENT, PAID, RETURNED, CLOSED, CANCELLED |
| Пріоритет звернення | LOW, NORMAL, HIGH, URGENT |
| Статус клієнта | NEW, ACTIVE, VIP, INACTIVE, BLOCKED, LOST |
- Власні стадії. У стадій, які ви додали самі, свій код. Щоб його дізнатися, виведіть
{{dealStage}}у тестове сповіщення для угоди на цій стадії. - «Новий статус» і «Старий статус» доступні в тригерах на зміну стадії чи статусу. Для зміни стадії угоди там теж коди стадій.
- Відповідальний угоди й категорія звернення порівнюються за внутрішнім номером, тому назва в умові тут не спрацює.
- Текст порівнюється без урахування регістру.
- «Більше» й «менше» працюють лише з числами.
- Порожнє поле дає «Так» лише для умов «не дорівнює» і «порожнє».
Типові проблеми
| Що бачите | Причина | Що зробити |
|---|---|---|
| Журнал порожній | Сценарій не активний або подія ще не сталася. Застряглі угоди, дні народження й давні клієнти перевіряються раз на добу близько 9:10 за Києвом, покинуті замовлення щогодини. | Перевірте статус «Активна» й дочекайтеся перевірки. |
| Зміни в сценарії не працюють | Активна автоматизація працює за зафіксованою версією. | Натисніть «Активувати повторно». |
| Запуск «Завершено», а лист не прийшов | Блок не виконався, а гілки «Помилка» немає. Запуск усе одно завершується, проблема видна лише в кроках. | Розгорніть запуск у журналі й додайте гілку «Помилка». |
| Блок «Пропущено» | Бракує даних: немає email, телефону чи чату з клієнтом. | Додайте перед блоком умову, як у прикладі 5. |
| Умова завжди йде в «Ні» | Вписано назву замість коду або число з пробілом чи валютою. | Звірте значення зі шпаргалкою вище. |
У тексті видно {{…}} | Змінна з іншого тригера або з опискою. | Звірте змінну зі шпаргалкою. |
| Клієнт отримав лист двічі | На одну подію спрацювали дві активні автоматизації. | Вимкніть зайву. |
| Застрягла угода нагадує рідко | За замовчуванням тригер спрацьовує для угоди не частіше ніж раз на 7 днів. | Задайте «З інтервалом» і свій інтервал. |
| Немає кнопки «Тестовий запуск» | Сценарій ще чернетка, або його тригер по замовленню, зверненню, запису чи за розкладом. | Активуйте сценарій і перевірте на тестовій події. |
| Сценарій не активується | Немає блоків, тригера чи є битий зв'язок. Або стрілки замкнені в коло без затримки чи погодження. | Виправте те, що назвала система, й активуйте знову. |
Чекліст перед активацією
- Сценарій читається однією фразою: коли, якщо, зроби.
- Усі блоки з'єднані, а в умов і погоджень намальовано обидві гілки там, де це потрібно.
- Для статусів в умовах вписано коди, а числа без пробілів.
- Змінні в текстах взято з вашого тригера.
- Важливі листи й SMS мають гілку «Помилка» зі сповіщенням менеджеру.
- Сценарій не дублює іншу активну автоматизацію.
- Перший запуск перевірено на власному контакті, а результат видно в журналі.
Повні переліки блоків: тригери, дії, умови та змінні, журнал запусків.