Створити запис
Створити запис
Задача. Записати клієнта на конкретний час до конкретного виконавця — не тримаючи в голові, хто коли вільний.
Шлях. Записи → «Новий запис».
Кроки
- Почніть вводити ПІБ або телефон — система шукає по базі. Якщо клієнта немає, просто впишіть ПІБ і телефон: контакт створиться сам.
- Оберіть локацію й послугу. Якщо в послуги є варіанти (30 / 60 / 90 хв), оберіть потрібний — тривалість і ціна підставляться самі.
- Оберіть виконавця й дату. Під формою одразу з'явиться список вільних слотів на цю дату.
- Натисніть на потрібний слот — час початку заповниться.
- За потреби змініть тривалість і ціну, вкажіть нагадування й нотатки.
- Збережіть.
Поля
| Поле | Що це |
|---|---|
| Клієнт | Пошук по базі. Поруч — кнопки «Історія записів» і «Профіль клієнта». |
| ПІБ, Телефон | Для клієнта, якого ще немає в базі. |
| Локація | Філія. Впливає на те, які послуги доступні. |
| Послуга, Варіант | З довідника. Варіант задає свою тривалість і ціну. |
| Виконавець | Той, хто надає послугу. З нього рахуються вільні слоти. |
| Статус | За замовчуванням «Новий». |
| Дата, Час початку | Час зручніше обирати зі списку вільних слотів. |
| Тривалість, Ціна | Підставляються з послуги, можна змінити для конкретного візиту. |
| Нагадати за | 1, 2, 3, 6, 12, 24 або 48 годин до початку — або без нагадування. |
| Канал нагадування | Авто (чат → SMS), SMS, Viber або тільки оператору. |
| Нотатки | Усе, що має знати виконавець до візиту. |
Вільні слоти
Слоти не вигадуються: система бере робочі години виконавця, віднімає перерви, відпустки й уже наявні записи, а решту ріже кроком слота. Якщо слотів немає, під формою так і буде написано — з посиланням на розклад цього виконавця.
Якщо виконавця не обрано, показуються вільні слоти всіх виконавців разом.
Що відбувається після збереження
- Запис з'являється в календарі, канбані й таблиці, отримує власний номер.
- Якщо з клієнтом уже є діалог у месенджері, туди йде повідомлення-підтвердження. Текст налаштовується — див. нагадування.
- Клієнту стає доступним персональне посилання, за яким він сам перенесе або скасує візит.
Перенести запис
У картці запису є кнопка «Перенести»: оберіть нову дату, і система покаже вільний час — того ж або іншого виконавця. Перетягування у календарі працює так само.
Якщо при збереженні ви бачите повідомлення про зайнятий час — хтось встиг зайняти цей слот раніше. Оновіть список слотів і оберіть інший: система свідомо не дозволяє двом клієнтам сісти в одне крісло.