Як почати працювати із Записами: покрокова інструкція

Коротко. Створіть акаунт на сайті, додайте майстрів і центри, перенесіть поточних клієнтів, підключіть месенджери, у які вам пишуть, і поставте застосунок на телефон. Більшість кроків роблять один раз.

1. Створіть акаунт

1. Відкрийте modalcrm.com/crm/zapysy.
2. Натисніть «Спробувати 14 днів» або «Реєстрація».
3. Увійдіть через Google, Facebook або пошту. Перші 14 днів безкоштовні, картка не потрібна.

Акаунт створюється тільки на сайті, у застосунку цього зробити не можна. Можна з компʼютера, можна з телефона.

2. Ви у своєму акаунті

Після реєстрації ви одразу потрапляєте у свій кабінет. Усе потрібне для записів уже ввімкнено: Записи, календар, контакти клієнтів і чати. Розділ «Записи» є в меню.

3. Додайте команду майстрів

Кожен майстер отримує свій вхід. Він бачить свої записи, а клієнт може обрати його під час онлайн-запису. Працюєте самі? Додайте в розклад себе (крок 3.3), а 3.1–3.2 пропустіть.

3.1. Створіть роль «Майстер»

Роль визначає, що людина бачить після входу.

1. Відкрийте Налаштування → Команда → «Ролі».
2. Натисніть «+ Нова кастомна роль».
3. Назва: Майстер.
4. У модулях позначте «Записи», без цього людина не стане майстром. Другим модулем додайте «Чати», якщо майстер сам листується з клієнтами.
5. Додаткові права для майстра зазвичай не потрібні, тож налаштування лишаються тільки у вас.
6. Збережіть роль.

3.2. Запросіть майстрів

1. Налаштування → Команда → «Додати співробітника».
2. Вкажіть пошту й імʼя майстра і оберіть роль Майстер.
3. Натисніть «Надіслати запрошення».

Майстер отримає лист і сам задасть собі пароль. Посилання діє 24 години. Якщо не встиг, надішліть лист повторно зі списку команди.

3.3. Задайте графік

1. Відкрийте Записи → вигляд «Розклад» і натисніть «+ Додати».
2. Позначте майстрів (і себе, якщо приймаєте клієнтів).
3. Оберіть майстра в списку зліва, увімкніть робочі дні та вкажіть години.
4. Оберіть крок запису: 15, 30, 60 хвилин тощо.
5. Натисніть «Зберегти графік». Обід, відпустки й вихідні додаються тут само.

Вільний час рахується з графіка. Без графіка клієнт не побачить, на коли записатися.

У тариф «Записи» входить до 3 людей. Кожне наступне місце коштує 200 ₴ на місяць.

4. Додайте центри, якщо їх кілька

Якщо ви працюєте в кількох місцях, заведіть кожне окремо. Тоді клієнт обиратиме, куди прийти, а календар можна дивитися по кожному центру.

1. Записи → «Локації» → «+ Додати локацію».
2. Вкажіть назву, адресу, телефон, години роботи й колір для календаря.

Одна точка? Цей крок можна пропустити.

5. Перенесіть поточних клієнтів

Самостійно. Відкрийте Записи → «Новий запис». Впишіть імʼя й телефон клієнта (картка клієнта створиться сама), оберіть майстра й дату, натисніть вільний час і збережіть. Так внесіть усі записи, які вже стоять у вас на найближчі дні.

Або передайте список нам. Надішліть менеджеру підтримки список у будь-якому вигляді: Excel, Google-таблиця або просто текст. Має бути імʼя, телефон, дата й час, майстер і послуга. Менеджер перенесе все сам. Написати можна через круглу кнопку підтримки в кутку екрана, вкладка «Повідомлення».

6. Підключіть месенджери, у які вам пишуть

Згадайте, звідки клієнти зазвичай пишуть, щоб записатися: Instagram, Telegram, Viber, WhatsApp, сайт. Підключіть саме ці канали:

1. Налаштування → Інтеграції.
2. Відкрийте картку потрібного месенджера й пройдіть кроки підключення.

Після цього повідомлення з усіх каналів приходять в один розділ «Чати», і відповідати можна звідти ж.

7. Поставте застосунок на телефон

• Android. Встановіть ModalCRM з Google Play і увійдіть тим самим акаунтом, що й на сайті.
• iPhone. Відкрийте modalcrm.com у Safari, натисніть «Поділитись» і оберіть «На екран Додому». CRM працюватиме як застосунок, зі сповіщеннями.

Нові записи й повідомлення приходитимуть сповіщеннями на телефон.