HR-документи і шаблони

Задача. Не переписувати накази й заяви руками: один раз зробити шаблон, а далі обирати співробітника — дані підставляться самі.

Шлях. Персонал → Документи.

Кроки

1. Відкрийте Персонал → Документи. Готові системні шаблони вже на місці: наказ про прийняття, наказ про звільнення, заява на відпустку, наказ про відпустку, наказ про переведення.
2. Щоб зробити свій — натисніть «Створити шаблон», впишіть назву, оберіть тип і наберіть текст, підставивши плейсхолдери у фігурних дужках.
3. Щоб використати власний бланк у Word — у тій самій формі завантажте файл .docx із плейсхолдерами всередині.
4. Натисніть на картці шаблону «Створити», оберіть співробітника і заповніть поля, яких система не знає (номер наказу, дати).
5. Готовий документ відкриється для друку або завантажиться файлом.

Плейсхолдери

Плейсхолдер — це змінна у фігурних дужках, яку система замінює на реальні дані: {{ПІБ}}, {{Посада}}, {{Відділ}}, {{Компанія}}, {{Дата}}, {{Директор}}, {{ЄДРПОУ}}. Повний перелік доступних змінних показано під списком шаблонів на цій же вкладці.

Внизу можна додати власний плейсхолдер: ключ і значення. Наприклад, ключ «Юр_адреса» зі значенням адреси компанії — далі просто пишете {{Юр_адреса}} у будь-якому шаблоні. Власні значення спільні для всієї компанії.

Що відбувається при створенні документа

• Дані співробітника і компанії підставляються автоматично.
• Плейсхолдери, яких система не знає, перетворюються на поля у формі — заповніть їх перед завантаженням.
• Word-шаблон повертається файлом .docx з тим самим форматуванням, що й у вашому бланку.
• Документ не зберігається в CRM — це разова генерація. Збережіть файл собі або роздрукуйте.

Обмеження і права

• Вкладка й генерація документів — право «Управління співробітниками».
• Завантажувати можна лише файли .docx; старий формат .doc і PDF не приймаються.
• Системні шаблони не редагуються й не видаляються — зробіть свою копію з потрібним текстом.